Pri vzpostavitvi in izvajanju sistema ravnanja z okoljem, organizacija opredeli tista delovna mesta in funkcije, ki so povezana z okoljskimi vidiki in tudi tista, katera vplivajo na njeno sposobnost dosegati pričakovane rezultate. Opredeliti je potrebno kompetentnost tudi za izvajalce tako imenovanih zunanjih procesov ter način zagotavljanja in preverjanja teh kompetenc!
Običajno govorimo o:
- funkcije, ki izhajajo iz zakonskih obveznosti, npr.:
- skrbnik varovanja okolja po Zakonu o varstvu okolja ali varnostni svetovalec za ADR (v kolikor potrebno),
- funkcije in kompetence glede komuniciranja z upravnimi organi pri pridobivanju raznih dovoljenj, ter obvezna poročanja
- ustrezno obvladovanje nevarnih snovi,
- za ravnanje z odpadki (vodenje evidenc v državnem informacijskem sistemu)
- obvladovanje zadev glede odpadkov, za katere veljajo posebna pravila ravnanja (embalaža, elektronika, vozila, gume, itd.)
- posebne zahteve: sevanja, hrup, emisije v zrak, ozonu škodljive snovi, obratovanje energetskih naprav in klimatizacijskih sistemov, itd.,
- drugo;
- osebe, ki sodelujejo pri načrtovanju, nadzoru in poročanju znotraj sistema, npr.:
- sistemsko obvladovanje okoljskih vidikov,
- obravnava obveznosti glede skladnosti,
- obvladovanje dokumentiranih informacij,
- načrtovanje in izvedba programa notranjih presoj
- spremljanje in analiza učinka sistema ravnanja z okoljem ter
- poročanje najvišjemu vodstvu
V kolikor so v izvajanje sistema vključeni zunanji izvajalci (npr. za kemikalije, odpadke, vzdrževalna dela, izvajanje monitoringov, izdelava planov in poročil…), mora biti jasno opredeljena tudi odgovorna oseba znotraj organizacije, saj je možno prenesti samo obveznosti, ne pa tudi odgovornosti.
Organizacija mora zagotoviti ustrezno kompetentnost vseh, ki so vključeni v njen sistem ravnanja z okoljem (podroben opis zgoraj)! V kolikor se oceni, da zahtevane kompetence niso dosežene, je potrebno uvesti ukrepe, npr. v obliki usposabljanj (tako zunanja, kot notranja). Uspešnost teh ukrepov je potrebno ovrednotiti.
Možni načini obvladovanja:
- sistemizacija z opisi delovnih mest (skoraj vedno premalo konkretna glede zgornje vsebine);
- kompetenčni modeli;
- matrike usposobljenosti;
- plani usposabljanj, skupaj s programi in dokazili o izvedbi;
- programi za usposabljanje na novo zaposlenih delavcev ali pa pri premestitvah na drugo funkcijo.